Wko

Hvordan arrangere et papir arkivsystem


Det finnes flere metoder for innlevering av avhandlinger. Velge den som passer deg, avhenger av dine behov og måten du liker å finne ting.

Trinn

Hvordan arrangere et papir arkivsystem. Vurdere fordelene ved en alfabetisk arkivsystem.
Hvordan arrangere et papir arkivsystem. Vurdere fordelene ved en alfabetisk arkivsystem.
  1. 1
    Vurdere fordelene ved en alfabetisk arkivsystem. En alfabetisk arkivsystem fungerer godt når du trenger å hente navn på personer, kunder, forfattere, navn på filmer, bøker etc. Forutsatt at du bruker termer som er lett å hente, er en alfabetisk arkivsystem ofte den enkleste system å bruke.
  2. 2
    Bruk et emne rekkefølge. Når du jobber eller i en rekke fagområder, kan et fag eller emne for å være en svært nyttig måte å hente informasjon. For eksempel, hvis du studerer jus, kan du ha emneoverskrifter av kontrakten, statsrett, erstatningsrett, forvaltningsrett, folkerett etc.
  3. 3
    Bruk en frekvens system. Dette fungerer veldig bra for elementer som du bruker hele tiden. Det er behov for å mate ut et annet system, for eksempel alfabetisk system. Legg det ofte brukt informasjon til en gruppert plass i filing området slik at det kan hentes veldig raskt, som for eksempel ved svært foran et arkivskap skuff.
  4. 4
    Prøv numerisk innlevering. Denne typen arkivsystem er ideell for dato eller antall innlevering. For eksempel, hvis du har fakturaer, kvitteringer, datert hendelser etc., kan det tallsystemet gjør lett å finne igjen. Du kan også vurdere måned og år merking for dette alternativet. For de som arbeider i et miljø som bruker nummerering for papir, for eksempel medisinske filer, lovgivende dokumenter, rettssaker, etc., er nummereringen en nyttig metode for henting.
  5. 5
    Bruk fargekoder. Dette er flott for kreativ filing og er spesielt effektiv for de med god visuell tilbakekalling. Det kan også hjelpe med kryssreferanser med fargekoding brukes til prosjekter.

Tips

  • Bruk en indeks for filer som ikke er plassert alfabetisk. Dette bør alfabetisk ordnet slik at du raskt kan finne filene dine uansett. Sett denne indeksen på forsiden av filen.
  • Start med å tømme og sortere gjennom hauger av papirer og bruke post-it-lapper for å sortere i kategorier, og deretter underkategorier.
  • Det er nyttig å ha en diverse-fil for elementer som ikke passer pent overalt ellers.
  • Disse prinsippene kan også gjelde for datamaskin eller andre elektroniske filing grupperinger.

Ting du trenger

  • Innlevering tabs
  • Innlevering av mapper (hengende mapper)
  • Arkivskap eller annen egnet holder for filer