Wko

Hvordan levere effektive presentasjoner

"O, fornærmer det meg til sjelen, for å høre en robustious periwig-tede karen rive en lidenskap til filler..."
William Shakespeare: Hamlet - 3. akt, Scene 2

Gi presentasjoner til publikum, stort eller lite, kan være en skremmende og angst-ridd oppgave. Du kommer til å være i front av en gruppe mennesker, noen du kanskje vet, kan noen være totalt fremmede. Du er på scenen, alle øyne er på deg, har publikum høye forventninger eller de ville ikke være der. Hvert ord, hver nyanse, ditt utseende, tonen i stemmen din, og ikke minst innholdet i presentasjonen, vil bli gransket i hver vei. Du vet hva du vil si - du kjenner materialet - men det er det gnagende følelse at du vil si feil ting, eller vil du ha en flekk på dressen din, eller det vil være noen villfaren distraksjon.

Bedriftspresentasjoner ta mange former. Noen er ekstremt formell med svært detaljert informasjon... hvordan kan du sørge for at publikum ikke gå seg vill i detaljene, og mister fokus på det generelle budskapet? Noen er uformell og vanskeligheten er å kontrollere cross-talk. Hva om de tekniske aspektene? Hva vil du gjøre hvis projektoren går ut, har du en backup plan? Resultatet du ønsker er at når publikum forlater, vil de huske informasjon og bli imponert med den generelle presentasjonen. Disse trinnene har noen retningslinjer for hvordan du skal oppnå dette formålet.

Trinn

Hvordan levere effektive presentasjoner. Kjenn ditt publikum og forstå dens perspektiv.
Hvordan levere effektive presentasjoner. Kjenn ditt publikum og forstå dens perspektiv.
  1. 1
    Kjenn ditt publikum og forstå dens perspektiv. Enten målet ditt er overtalelse, eller bare for å informere, må du forstå publikum, sin kompetanse og hvordan meldingen vil appellerer. Lage en presentasjon for en gruppe high school interns ville være svært forskjellig i forhold til en executive rapport til ledelsen, pitching et salg idé, eller ta et fiendtlig publikum om hvorfor selskapet må kutte fordeler.
  2. 2
    Forskning grundig. du absolutt må være en ekspert på emnet. Ok, trenger du ikke å være verdens ledende autoritet, men du må vite viktige fakta samt mye av den lite kjente opplysninger. Bare snakker om ting alle allerede vet er en oppskrift for kjedsomhet. Det er slett ikke uvanlig å tilbringe uker eller måneder, få fakta, alternative meninger og kommentarer fra anerkjente kilder, samt hva den generelle samfunnet kanskje tror.
  3. 3
    Henvise til kilder. Hvor du får din informasjon er like viktig som selve informasjonen. Uten solide, peer-reviewed data, du er bare en person med en mening. Publikum, i denne øvelsen, venter fakta og prognoser. Din personlige mening kan meget vel være viktig, men det må ikke være det eneste du presenterer. Du vil ikke bli notering kilder ad nauseum (du vil kjede dem dum), men du ønsker ikke å være i stand til å gi henvisninger når du blir spurt.
  4. 4
    Skriv din tale. Off-the-cuff forhandlingene er greit hvis du er på en kasse i en park. I et stort rom med hundrevis av deltakere, du kan bare ikke råd til det. Du kan ikke akkurat "lese" talen, men det er absolutt ikke uvanlig, spesielt hvis du skal bruke en sufflør. Skriv ut talen i stor skrift slik at du enkelt kan se det på et øyeblikk uten å virke for å lese fra den. Du ønsker å gi inntrykk av å snakke med publikum i stedet for å lese for dem, men du ønsker også ord og uttrykk for å være presis og forhåndsbestemt.
  5. 5
    Klargjør lysbildefremvisning. Hvis du skal bruke en lysbildefremvisning, det visuelle du vil vise til publikum må være utformet for å støtte det du sier. Unngå å vise et lysbilde som har en overdreven mengde detaljer - det visuelle er for påvirkning. Et regneark med dusinvis av rader og kolonner vil være utgangspunktet meningsløst. Titler på lysbildet skal reflektere innholdet i lysbildet og støtte det du sier. Ikke les raset! Anta at publikum kan lese. Grafikken skal støtte dine ord, ikke kopiere dem. Det er svært få ting du kan gjøre som vil ha en verre innvirkning enn å lese hva publikum kan lese på egenhånd. Hvis alt du skal gjøre er å sette opp lysbilder og gjenta hva som er på dem, så de ikke trenger deg.
    • PowerPoint-lysbilder, overhead, tavler, og tavler er "visuelle hjelpemidler", og bør behandles som sådan. Først bør de være visuell, med fokus på grafikk, illustrasjoner og tomter i stedet for tekst. Hvis lysbildene inneholder store blokker med tekst - eller til og med noen få setninger i kulepunkter - publikum vil bruke sin tid på å lese i stedet for å fokusere på deg og de punktene du ønsker å trekke oppmerksomheten mot. Dernest bør de være hjelpemidler - ikke stole på lysbildene for å gjøre presentasjonen for deg. Din tale bør ha mer innhold enn lysbildene.
    • Ikke pakke lysbilder altfor tett. Hvis du legger for mye informasjon på en gang, vil publikum miste fokus. Ha punkter ha rundt ti ord eller mindre. Dette er en Power Point, ikke en PowerEssay.
    • Ikke bruk for mange prangende grafikk og animasjoner. De avlede oppmerksomheten fra den informasjonen innhold av lysbildene - og de ​​vil distrahere oppmerksomheten bort fra deg, høyttaleren, og hva du sier.
    • Tid presentasjonen til passe informasjon. Hvis det er en tidsbegrensning, være sikker på at du holder deg til den, inkludert tid til spørsmål, hvis det er planlagt. Det er bedre å pare ned materialet i stedet for å haste gjennom det raskere. Din tid visuelle for å falle sammen med talen din. Unngå unødvendige eller overflødige lysbilder som skisserer som beskriver presentasjonen til følge.
    • Hvis du har mer stoff enn du får plass i den fristen, presse at materialet på "ekstra" lysbilder etter slutten av presentasjonen. Disse lysbildene kan komme til nytte dersom det under Q & A, spør noen du for flere detaljer. Deretter vil du se ekstra godt forberedt!
    • Kontroller at fargevalg på lysbilder som er aktuelle for presentasjon arena. I noen situasjoner, ser mørk tekst på lys bakgrunn best, mens noen ganger lys tekst på mørk bakgrunn er lettere å lese. Du kan selv lage en versjon av presentasjonen i begge formater bare i tilfelle.
  6. 6
    Øve alene. Gjør dette gjentatte ganger. Les talen din og se presentasjonen dusinvis av ganger. Dette må være så kjent for deg at du vet hva slide er neste, hva du skal si om hver enkelt, hvordan vil du naturlig overgang mellom lysbilder... dette må være andre naturen til deg. Når du begynner å bli helt lei av å gjøre dette og du vet det utenat, så er du klar for neste steg.
  7. 7
    Gjør en generalprøve. Verve noen mennesker som du stoler på til å gi ærlige meninger. Disse bør være folk som er rimelig representative for din forventede publikum. Gi dem hele presentasjonen. Gjøre dem har notater under øvelse - hvor er du forvirrende, hva er spesielt bra? Har dem også konsentrere seg om deg: Er du flytter rundt for mye, for lite? Du ønsker ikke å virke "hyper", men du også ønsker ikke å framstå som en monoton statue.
  8. 8
    Tweak presentasjonen. Ta det du har lært i generalprøven og gjøre endringer. Prøv å sette deg i salen når du gjør dette. Hva vil de høre når skinnene er på skjermen?
  9. 9
    Forbered deg selv. Så langt har trinnene alle vært om å forberede presentasjonen. Nå er det på tide å tenke på deg. Med mindre du gjør dette til en levende, du kommer til å være nervøs. Gjøre noen visuelle bilder av deg selv foran publikum, gjør en perfekt jobb, får applaus, Hva venter. Finn et rolig sted, lukk øynene, og gå over presentasjonen, tenk deg selv å være helt i kontroll uten noen snubler. Dette er en veldig, veldig viktig steg. Profesjonelle idrettsutøvere bruker denne nesten hver gang før de går ut for å utføre. Det er en velprøvd teknikk. Bruk den. Du bør også være å gjøre dette rett før du går på scenen.
  10. 10
    Introduser presentasjonen. Du har gjort en god jobb, forberede, du kjenner materialet, har du øvd, du har visualisert perfeksjon - kort sagt, er du klar. En av de aller viktigste tingene som du må betale nær oppmerksomhet er din fysiske oppførsel. Du ønsker ikke å se for stiv, og du ønsker ikke å se for casual. Du bør allerede ha fått den rette holdning og bevegelse i generalprøven.
  11. 11
    Presentere materialet. Dette er selvsagt kjøttet av faget. Husk at du er ekspert. Husk også... du vil være nervøs. Hvordan unngå "sceneskrekk" varierer fra person til person (du har hørt "forestille dem i deres undertøy"), men en alvorlig tips er å bruke øyekontakt. Presentere for én person - så en annen - så en annen. Ikke tenk på det som en stor folkemengde... du snakker med en person om gangen. Husk at DU er presentasjonen.
  12. 12
    Spørsmål og svar. Dette er valgfritt, men kan være en viktig måte å avklare viktige punkter og være sikker på at publikum har mottatt meldingen. Hvordan gjøre en Q & A sesjon er verdig en artikkel i seg selv, men det er et par ting du bør vurdere.
    • Du må være i kontroll. Noen spørsmål vil utvilsomt være mindre enn vennlig. Når du får dem, svare dem saklig og gå videre. Bare ikke kall på den personen igjen.
    • Du også kan få "myke" spørsmål som egentlig ikke spørre noe nytt - være forsiktig med dem. De er enkle og ikke fortjener mye tid. Ikke avfeie dem eller børste dem av, men ikke bruke for mye tid rehashing hva du allerede har sagt. Svar saklig, få inn noen nye opplysninger, og deretter gå videre.
    • Åpne QA med, "før jeg avslutter, er det noen spørsmål". Dette gir en sterk avslutning og ikke en presentasjon som visner bort med dårlig publikum deltakelse.
    • Når du får et spørsmål, først gjenta spørsmålet til publikum slik at alle kan høre det, og deretter fortsette å svare.
    • Ta noen sekunder å formulere et klart svar før du svarer på et spørsmål. Å ikke gjøre dette kan føre til vandrende eller vage svar som ikke gjenspeiler godt på deg som en høyttaler.
  13. 13
    Avslutt scenen. Takke alle for deres oppmerksomhet, fortelle dem presentasjonen er tilgjengelig i trykt form. Hvis du vil være tilgjengelig for personlig konsultasjon, sørg for at du nevner det. Ikke bruke mye tid på exit; du er ferdig - gå allernådigst.

Liten gruppe hendelser

De foregående trinnene er orientert primært mot mer formelle presentasjoner. I en mindre formell setting, bør du vurdere følgende:

  • Husk voksne er selvstyrt. Du er en tilrettelegger og ikke en klasse på skolen lærer.
  • Spør publikum til å dele sine erfaringer med gruppen, voksne trenger å koble læring til sin kunnskapsbase.
  • Hjelpe publikum se viktigheten av emnet til sitt arbeid. Voksne er målrettet og vil sette et pedagogisk program som er organisert og har klart definerte elementer.
  • Husk å vise publikum respekt. De bringer et vell av erfaringsbasert kunnskap til presentasjonen og vil, hvis det tillates, bidra rikt til det.
  • Kontrollere cross-talk. I disse miljøene kan du miste kontrollen over presentasjonen hvis du ikke opprettholder fokus for publikum. Dette betyr ikke vedta Draconian-stil diktatur, men sørger for at alle er klar over at du er den som presenterer og holde kontroll over de andre deltakerne.

Tips

  • Kle deg for arrangementet. Planlegg hva du vil ha og legge den ut kvelden før. Er det formell kjole, business casual, jeans og t-skjorte? Hva du bruker avhenger delvis av publikum og dels på materialet. Uansett hva du har på deg, sørg for at det er rent og ser flott ut på deg. Klær som er for stramt eller for løst for din kroppsfasong vil distrahere publikum fra presentasjonen. Du vil ha dem konsentrere seg om materiale - ikke hvordan du ser ut. Unngå klær med distraherende design, som lytterne kan gå på flere "mentale ferier" og går glipp av viktige aspekter av presentasjonen.
  • Tillit! Det er den magiske sjarm som gjør at andre ønsker å lytte. Hvis du har fulgt stegene så langt, alt vil bli bra med ingenting å bekymre seg for. Så se rett på målgruppen medlemmer, snakke tydelig og holde tempoet i presentasjonen.
  • Gå mens du snakker. Flytte litt rundt, men ikke så mye som å være distraherende. Dine bevegelser og kroppsspråk kan fremkalle interesse, forsterke følelser av dine historier og avbryte et taktskifte eller emne.
  • Forbered utdelinger. Du vil ønske trykte eksemplarer av lysbildene, og kanskje notater, skal være tilgjengelig for publikum... etter presentasjonen er over. Du kan også bruke disse som en sikkerhetskopi for å dele ut i tilfelle den teknologien du bruker svikter. Hvis projektoren går ut, kan du raskt distribuere trykt materiale.
  • Hvis du snubler, gjenopprette og gå videre. Ikke dvele ved det. Det er helt OK å korrigere selv, men ikke fokusere på det. Ikke prøv å gjøre det til en spøk - bare står for feilen (om nødvendig) og fortsett som om det ikke skjedde. Fokus på nåtid og fremtid - ikke fortiden.
  • Du kan starte med en humoristisk anekdote. Hvis du gjør dette, være veldig sikker på at du prøver dette på generalprøve gruppen og ta hensyn til sine tilbakemeldinger. Dette fungerer ofte å få publikum, og du, avslappet. Men hvis du bombe på spøk, vil det ta tid å gjenopprette.
  • Dersom det er hensiktsmessig, hedre noen av deltakerne ved navn. Sitere enkelte publikummere etter navn som positive eksempler på de punktene du gjør. Intervju møtet planlegger godt på forhånd, dele dine viktigste punktene og samle eksempler som involverer mennesker i den planlagte publikum. Hvis du gjør dette, må du uttale navnene riktig.
  • Hvis publikum vil få se flere presentasjoner i én økt, fokusere på hva publikum skal huske mest fra presentasjonen.
  • På bullet lysbilder, sette opp lysbildet å starte blank og å legge kuler en etter en bare etter et museklikk. Dim (grå) tidligere kuler som du allerede har dekket, slik at bare den nye kule er uthevet. Å ha et lysbilde full av kule ting foran publikum er en invitasjon for dem å lese videre eller bli distrahert av re-lese gammelt materiale, i stedet for å lytte til deg. Ved å dimme tidligere kuler, er de fortsatt lesbar bør noen (eller deg!) Trenger å referere tilbake, men de er også "i bakgrunnen" nok til å lede fokus på nåværende kule.

Advarsler

  • Ikke dele ut presentasjonen på forhånd. Dette er en veldig, veldig vanlig feil. Hvis du gjør det, vil publikum lese og ikke se på. Du vil miste sin oppmerksomhet og virkningen vil være borte.
  • Strengt unngå "pause" ord. "Um" eller "Like" er ting du må unngå. En pause er bedre enn en upassende conjunctive. Når de brukes på riktig måte, pauser kan være svært effektivt. Winston Churchill skulle være kjent for dramatisk pause under taler, deretter blurting ut hva han ville ha sagt uansett, noe som gir publikum et inntrykk av at uttrykket nettopp hadde falt ham inn.