Wko

Hvordan skrive en intern kommunikasjonsplan

Ledere erkjenner viktigheten av å ha sterke intern kommunikasjon i sine organisasjoner. Denne kommunikasjonen mellom ledere og deres team, eller mellom gruppemedlemmer, holder de ansatte informert om viktige endringer i organisasjonen. Det gir dem også en stikkontakt for å dele sine egne tanker. Lære å skrive en intern kommunikasjonsplan vil hjelpe ledere være tilsiktet om kommunikasjonen med sine ansatte, noe som fører til økte nivåer av tillit, moral, goodwill og produktivitet.

Trinn

Hvordan skrive en intern kommunikasjonsplan. Få lederskap om bord.
Hvordan skrive en intern kommunikasjonsplan. Få lederskap om bord.

Skrive din egen intern kommunikasjonsplan

  1. 1
    Få lederskap om bord. Hvis de høyeste lederne i organisasjonen er ikke villig til å støtte en intern kommunikasjonsplan, blir din jobb å overbevise dem av sin betydning. Uten deres støtte, vil lite endring i intern kommunikasjon. Folk vil forbli uvitende og usikker på hva som skjer.
  2. 2
    Posisjon Kommunikasjonsmedarbeidernes nær ledere. Vurdere å plassere den høyeste kommunikasjon medarbeider på samme nivå av myndighet som andre ledere i organisasjonen. Å ha denne myndigheten gir dem den informasjonen de trenger for å hjelpe organisasjonen bestemme hva, når og hvordan du deler konkrete meldinger.
  3. 3
    Forstå ditt publikum. Intern kommunikasjon er rettet mot alle som arbeider i en organisasjon. Før du kommunisere med dine ansatte, er det noen grunnleggende informasjon du trenger for å oppdage om dem.
    • Spør dem hvordan de føler om dagens nivå på intern kommunikasjon. Skjelne om de føler seg informert om endringene, hvis de føler seg komfortabel å dele sine meninger, og hvordan de ønsker å se kommunikasjonen bedre.
    • Stille de vanskelige spørsmålene. Se om de ville være villige til å dele konkrete eksempler på når de følte ut av loopen eller ignorert. Prøver ikke å være defensiv når de deler; lytte med et åpent sinn.
    • Identifisere hvordan de ansatte vil gjerne motta informasjon: e-post, nyhetsbrev, ansikt til ansikt, eller andre alternativer. Spør hvis metoden avhenger av hvilken informasjon som deles. For eksempel kan en ukentlig kunngjøring bli kommunisert via e-post, men en stor stab endring må deles i person.
  4. 4
    Identifisere informasjon som skal formidles. For nå, fokusere på en enkelt melding som du ønsker å kommunisere, kanskje din visjon eller formålsparagraf. Som du utvikler din interne kommunikasjonsplan, inkluderer kunngjøringer om kommende arrangementer, viktig selskapsinformasjon, ansatte endringer, og andre nyheter.
  5. 5
    Liste metoder for kommunikasjon. Det finnes ulike måter å dele din informasjon. Identifisere alle potensielle metoder for kommunikasjon og hva slags meldinger skal komme gjennom hver enkelt. Vurdere hvilken metode som er best, ikke bare for de ansatte og deres preferanser, men også for meldingen og situasjonen på hånden. For eksempel sensitive situasjoner har en tendens til å kreve ansikt-til-ansikt kommunikasjon, ikke e-post eller et nyhetsbrev.
    • Formelle metoder er forsettlige handlinger for kommunikasjon og inkluderer planlagte møter, firma nyhetsbrev, alle ansatte e-post eller møter og rapporter.
    • Uformelle nettverk er mer organiske samtaler som finner sted i kontorer, pauserom, og under lunsj. De kan også skje via e-post, sosiale medier kontoer, og telefonsamtaler.
  6. 6
    Bestem hvem i organisasjonen skal formidle informasjon til resten av personalet. Selv om kommunikasjon medarbeidere bidra til å skape meldingen, kan visse typer meldinger må komme fra en leder av organisasjonen. Eller det kan bestemmes at hver veileder vil dele budskapet med sitt team. Avgjøre hva som er hensiktsmessig for hver situasjon.
  7. 7
    Craft meldingen. Intern kommunikasjon bør være en laginnsats. Kommunikasjon ansatte bør spille en rolle i å skrive meldingen, selv om det bare er korrekturlesing, redigering og tilby forslag til ordvalg. Ta deg tid til å arbeide gjennom flere utkast, kontinuerlig forbedring av valg av ord.
    • Sørg for at du gi "hvorfor" av kommunikasjonen, ikke bare "hva". Med andre ord, ikke bare gi direktiver. Begrunn disse direktivene.
    • Korrekturlest, om dette vil være en skriftlig kommunikasjon. Dårlig staving og grammatikk vil reflektere negativt på leder og på organisasjonen som helhet.
    • Kontroller klarheten. Du ønsker ikke din melding å gå seg vill eller for å bli misforstått.
    • Sørg for nok bakgrunnsinformasjon er gitt for å gi kontekst til lavere nivå ansatte. De har ikke tilgang til informasjonen høyere nivå ledere har. Gi dem det de trenger å vite for å fullt ut forstå nyhetene blir delt.
    • Få endelig godkjenning. Bestemme hvem som trenger å være en å gi endelig godkjenning på denne meldingen. Det vil mest sannsynlig være den øverste leder i organisasjonen.
  8. 8
    Være tilsiktet med timingen. Din melding skal leveres på en riktig måte. Dette vil variere avhengig av situasjonen. Men det er et godt prinsipp av organisatorisk kommunikasjon at de ansatte bør vite før publikum vet. Det kan være lurt å vurdere iscenesettelse meldinger slik at høyere nivå ansatte blir informert først, deretter lavere nivå ansatte.
  9. 9
    Få tilbakemeldinger. Etter kommunikasjon viktig informasjon, må du se hvordan det ble mottatt. Du kan gjøre dette gjennom medarbeiderundersøkelser, møter, en-til-en, casual chatter og lunsjer. Oppmuntre ansatte til å stille spørsmål når de ikke forstår eller er enig med konkrete meldinger. Skape en atmosfære hvor ansatte er engasjert, ikke bare ta imot bestillinger.
  10. 10
    Innlemme andre gode interne kommunikasjon praksis. For å holde intern kommunikasjon knirkefritt, er det noen strukturer for å sette på plass. Bestemme hvilke som vil fungere best for din organisasjon.
    • Følge med på ting som medarbeidersamtaler, en-til-en møter og personalmøter. Ansatte trenger å vite at de kan stole på deg til å holde ord og å holde informasjonen flyter.
    • Oppmuntre ansikt-til-ansikt kommunikasjon mellom teamledere og teammedlemmer. Kommunikasjon kan ikke være helt via elektroniske enheter hvis du vil relasjoner å utvikle.

Tips

  • Lag en planlegging skjema for din organisasjon å bruke hver gang den har et budskap å kommunisere. Dette sikrer at ingenting i prosessen blir oversett.
  • Kommunikasjon skal være nedover og oppover. Ledere trenger å kommunisere med sine ansatte, og ansatte trenger å kommunisere med sine ledere. Hold kommunikasjonslinjene åpne begge veier.